Según una encuesta realizada nivel internacional, el 40% de los ejecutivos contratados son despedidos en los primeros 18 meses por no haber llevado a cabo un proceso de onboarding. 

El onboarding consiste en realizar correctamente el recibimiento y primera integración de un nuevo empleado en una compañía, tanto en su puesto de trabajo como en sus labores específicas, su equipo y requisitos de cumplimiento. Esta primera fase de la integración y primer contacto del nuevo integrante a la organización es una de las fases más importantes que ejecuta recursos humanos.

El onboarding lo que hace es justamente acelerar el proceso de adaptación e integración de esa nueva persona a la organización: lo hace ser más eficiente en más corto tiempo.

Normalmente, cuando una persona se incorpora a una empresa necesita al menos 15 días para conocer los procesos internos: funcionamiento de herramientas de comunicación interna, recursos humanos, conocer a sus compañeros, donde se encuentran determinadas salas, cómo reservarlas… De hecho, el día en que una persona se incorpora a una empresa, desconoce los métodos y los procesos, la cultura, no conoce el nombre de sus clientes y proveedores internos. Difícilmente en ese momento pueda desarrollar bien su trabajo o lo que se espera de él, justamente porque necesita un proceso de adaptación.

El onboarding lo que hace es justamente acelerar el proceso de adaptación e integración de esa nueva persona a la organización: lo hace ser más eficiente en más corto tiempo. Si no existe este proceso, esa fase de integración de la persona, se alarga mucho más todo el periodo de adaptación pudiendo dar lugar a lo que comentábamos al principio, que un 40% no pasa de los primeros 18 meses.  Por lo que el onboarding ayuda a maximizar lo positivo y a minimizar lo negativo.

Las principales ventajas de este proceso se pueden resumir en:

  1. Alinear las expectativas de los encargados de realizar el proceso de onboardingy al área del cual el nuevo integrante formará parte.
  2. Llevar a cabo actividades y cumplimiento de requisitos antes del abordaje. Esto quiere decir que el nuevo integrante debe poder tener acceso a los documentos que solicite la organización.
  3. Brindarle la oportunidad al nuevo integrante del equipo de participar en actividades del equipo ejecutivo.
  4. Demostrar y vivir los valores bajo los cuales se rige la organización, más allá de simplemente exponerlos.
  5. Empoderar a sus empleados lo suficiente para que la persona que ingrese a la organización tenga una buena imagen de la organización.
  6. Empoderar a la persona que haya ingresado recientemente a la organización.
  7. Otorgar feedback oportunamente para identificar y corregir posibles errores que perjudiquen a la organización.
  8. Automatizar los procesos y agregarle interactividad. Esto hace que el compromiso de los colaboradores en la organización aumente.
  9. Realizar encuestas de seguimiento que permitan ver tanto los aspectos positivos como los aspectos negativos del proceso de onboarding; desde el primer contacto que se tiene con el candidato, hasta la selección del candidato y la vinculación de este a la organización.

Una de las principales ventajas de llevar el proceso a la movilidad es la trazabilidad del proceso, el candidato puede saber en todo momento la situación de su proceso, cuando será la próxima entrevista, quien será su interlocutor, donde tendrá lugar…

Durante todo este tiempo que el usuario es candidato, la imagen de empresa que recibe esa persona es realmente positiva, hablamos de Employer Branding o Marca Empleadora. La marca empleadora utiliza sus herramientas para atraer y retener el talento. Los beneficios sociales de los empleados, las herramientas que existen a su disposición para trámites y procesos, pero sobre todo cómo comunica esa empresa a sus empleados es crucial para tener un buen Employer Branding. Es también una buena estrategia para retener talento.

Una vez que el candidato pasa a ser empleado o colaborador, puede acceder a determinada información a través del móvil que agilice su formación inicial, le aclare muchas dudas y sobre todo tenga una imagen de la compañía totalmente innovadora y disruptiva. Incluso el look&feel de la aplicación móvil puede ser diferente a cuando el usuario es candidato y cuando ya pasa a ser empleado o colaborador de la empresa.

Muchas empresas están adoptando proyectos de movilidad en muchos procesos internos para que los candidatos y empleados tengan una muy buena experiencia, puedan interactuar y además una óptima imagen de marca.

A nivel de comunicación interna supone todo un gran paso en los procesos internos de las compañías que adoptan la movilidad a la hora de incorporar talento y también de retenerlo.

El empleado dispone de toda, o al menos mucha, de la información más relevante en su dispositivo móvil pudiendo acceder a él en cualquier momento y lugar, por eso se habla de accesibilidad 24/7.

Por estas razones, muchas empresas están adoptando proyectos de movilidad en muchos procesos internos para que los candidatos y empleados tengan una muy buena experiencia, puedan interactuar y además una óptima imagen de marca.

Desde el lado del empleado, hablamos de Employee Experience, o experiencia del empleado, cómo se siente, cómo es de partícipe en la empresa, cómo puede convertirse en prescriptor o embajador de la marca. Esa buena experiencia del empleado hace que el cliente interno esté a gusto y no busque un cambio.

Gracias a los dispositivos móviles, hoy en día, los empleados pueden acceder a través de sus smartphones a diversos documentos y funcionalidades de una forma rápida y ágil. Por poner un ejemplo, actualmente en muchas corporaciones se utilizan herramientas y aplicaciones móviles muy populares, pero que no son en absoluto seguras, mientras que un chat interno totalmente encriptado sería un servicio más en la aplicación móvil. También pueden tener acceso a la grabadora y otro tipo de hardware del teléfono aplicado a sus necesidades, como por ejemplo para determinadas para reuniones.

La aplicación interna puede disponer también de una red social solo para los empleados, poder acceder a través del teléfono a determinada documentación e incluso para conocer determinadas fechas señaladas (cumpleaños, nacimientos, etc.).

Cada vez más departamentos de comunicación interna se están digitalizando para ofrecer a sus empleados herramientas que les faciliten su día a día, llevar a cabo trámites y procedimientos de forma rápida y sencilla.

Por otro lado, dentro del área de Comunicación Interna, el empleado puede disponer de un protocolo de emergencia para que conozca de forma rápida y sencilla cual sería el modo de actuación según cada caso, o incluso la opción de “foto-denuncia” para poder informar al departamento de mantenimiento, por ejemplo, de una anomalía en alguna sala, despacho… y, además, como en muchas empresas ya existe, el típico buzón de sugerencias, pero llevado al móvil también. Incluir esa funcionalidad dentro de la aplicación.

Cada vez más departamentos de comunicación interna se están digitalizando para ofrecer a sus empleados herramientas que les faciliten su día a día, llevar a cabo trámites y procedimientos de forma rápida y sencilla. Todo ello redunda en una mejor experiencia de usuario, en sentirse parte de una comunidad y poder convertirse en embajador o prescriptor de una marca, de la empresa para la que trabaja.

Y por supuesto para la empresa esto implica un importante ahorro de costes, una mejora en la comunicación interna y una gran optimización de los recursos.

 

Ha trabajado para empresas como eBay, PayPal, Ticketmaster o Tripadvisor. También tiene un Master en Dirección Estratégica de la Comunicación por ESADE. Ha ofrecido ponencias sobre la gestión de la comunicación y ha sido portavoz de las empresas para las que ha trabajado. Actualmente es DIRCOM de iphonedroid, una consultora especializada en desarrollo estratégico mobile.

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